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Politique de confidentialité
de HORN
Depuis le 1er janvier 2004, les entreprises
de l'Ontario sont soumises aux exigences de
la Loi sur la protection des renseignements
personnels et les documents électroniques
(LPRPDÉ). Aux termes de la LPRPDÉ,
les renseignements personnels sont composés
de toute documentation concrète ou
information subjective, enregistrées
ou non, portant sur une personne identifiable.
Les renseignements personnels n'incluent pas
vos appellation d'emploi, numéro de
téléphone ou adresse (tout élément
qui peut être sur votre carte professionnelle
ou se trouver par le biais d'une source d'information
disponible au public, comme l'annuaire téléphonique).
La loi sur la confidentialité ne
concerne pas le nom d'une personne, son titre,
son adresse ou son numéro de téléphone
professionnels; la collecte, l'utilisation
ou la divulgation de l'information personnelle
à des fins personnelles (p.ex. une
liste personnelle pour cartes de vœux);
ou la collecte, l'utilisation ou la divulgation
de l'information personnelle à des
fins journalistiques, artistiques ou littéraires
uniquement.
Conformément aux dix principes de
confidentialité énoncés
dans l'annexe 1 de la Loi, HORN a adopté
sa propre politique de confidentialité
pour veiller à respecter de façon
honnête et légale les renseignements
personnels des personnes avec lesquelles elle
collabore. Les principes susmentionnés,
et la politique de HORN les concernant, sont
les suivants :
Responsabilité
Notre entreprise est responsable des renseignements
personnels en sa possession et dispose d'un
agent du service de la protection de la vie
privée attitré, chargé
d'assurer le respect des principes de confidentialité
de la réglementation.
Objectif d'identification
Les renseignements personnels sont collectés
par HORN dans le but express de supporter
les initiatives de développement de
ses clients et de pouvoir formuler des réponses
aux questions posées par ses clients
dans divers projets de consultation.
Consentement
HORN n'obtient aucune information personnelle
sans le consentement de la personne en question.
La notification et le consentement de la personne
sont nécessaires à la collecte,
l'utilisation ou la divulgation de ses renseignements
personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.
Les preuves du consentement de la personne
font partie des documents et contrats justificatifs.
Limite de collecte
La collecte de l'information personnelle doit
se limiter aux renseignements nécessaires
aux objectifs identifiés par l'entreprise.
L'information doit être recueillie par
des moyens justes et légaux.
Limite d'utilisation, de divulgation
et de rétention
Les renseignements personnels ne doivent pas
être utilisés ou divulgués
à d'autres fins que celles pour lesquelles
ils ont été recueillis, sauf
consentement de la personne ou exigence de
la Loi. L'information personnelle sera conservée
aussi longtemps que nécessaire pour
mener à bien ces objectifs. Les renseignements
personnels ne sont jamais divulgués
à une tierce partie.
Exactitude
Les renseignements personnels doivent être
aussi exacts, complets et récents qu'il
est nécessaire dans le cadre des fins
auxquelles ils seront utilisés. Les
inquiétudes concernant l'exactitude
des renseignements doivent être communiquées
à l'agent du service de la protection
de la vie privée, qui veillera à
ce que les renseignements inexacts soient
mis à jour.
Mesures de protection
Les renseignements personnels sont protégés
par des mesures de sécurité
adaptées à la sensibilité
de l'information. À la fin de chaque
projet, HORN efface tous les renseignements
personnels des documents appropriés.
Transparence
Pour les personnes le souhaitant, une information
spécifique est mise à leur disposition
sur les politiques et pratiques de l'entreprise
concernant la gestion des renseignements personnels.
Accès individuel
À sa demande, une personne peut être
informée de l'existence, l'utilisation
et la divulgation de ses renseignements personnels,
et peut y avoir accès. Une personne
doit pouvoir vérifier l'exactitude
et l'aspect complet des renseignements, et
les faire modifier, le cas échéant.
L'emplacement des renseignements personnels
doit être enregistré de manière
à assurer une extraction en temps opportun.
Une demande d'accès obtient une réponse
dans les 30 jours. Toutes les demandes d'accès
doivent être envoyées à
l'agent du service de la protection de la
vie privée de HORN. Les motifs de refus
d'accès sont indiqués dans la
section neuf de la Loi.
Remise en question de la conformité
Une personne peut mettre en doute la conformité
aux principes ci-dessus auprès de la
ou des personnes responsables de la conformité
de l'entreprise.
Toutes les questions et inquiétudes
concernant la politique de HORN doivent être
communiquées à Lisa Tomassetti,
agent du service de la protection de la vie
privée de HORN, au (905) 761-8000,
poste 228.
Pour plus d'information sur la LPRPDÉ,
notamment sur les droits et responsabilités
des personnes et des entreprises, consultez
les sites Web www.privcom.gc.ca
et www.ipc.on.ca.
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